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Ter que lidar diariamente com grandes volumes de documentos confidenciais em papel é rotina em diversos departamentos, sejam privados ou governamentais, e grande parte dessas áreas enfrentam dificuldades em vincular toda a documentação recebida à sua área interna, encarregada de receber, avaliar e consultar informações, e essa era uma das dificuldades enfrentadas por um importante órgão de defesa legal no Brasil.

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O volume documental centralizava-se em sua sede, na capital paulista e, além da custódia física, outra questão crítica, pelo caráter confidencial desta documentação, era a demora em seu deslocamento para outros locais, assim como os altos custos envolvidos nesse processo.

Para garantir agilidade, tanto de tramitação quanto de acesso aos dados dos envolvidos, e reduzir custos, adotou-se a descentralização dos pontos de captura, com a chegada de 32 scanners Kodak i1190. Essa linha de scanners, compactos, rápidos e silenciosos, com uma interface fácil de usar e inteligência de sobra, conta com processamento de imagens Perfect Page, que garante a melhor captura de imagens possível, tecnologia Smart Touch e proteção inteligente de documentos, que detecta problemas e alerta o colaborador.

A adoção desta estrutura digital trouxe agilidade e dinamismo aos processos existentes, além de uma forte redução nos custos com o armazenamento, transporte e nível de segurança. Houve também uma redução no tempo de tramitação dos processos de análise dos representados, propiciando um alto padrão de prestígio quanto ao tratamento de informações confidenciais manejadas nesses processos, além de uma maior credibilidade no acesso aos dados.

A percepção do cliente quanto à solução implementada foi de melhorias significativas na eficiência e na eficácia das ações provenientes da análise destes processos, sendo considerado um “case” nacional em relação às entidades de outros estados quanto à gestão e tramitação eletrônica dos processos.